コピー機を導入する際に、まず考えるのが購入するかリースをするかという点ではないでしょうか。それぞれにメリットがあるので、いろいろと考える必要があります。単にコピーがしたいというだけなく、コストを考えながらの導入となると、コスパはとても大切になってきます。それぞれのメリットとデメリットを理解し比較したうえで、どちらにするかを決める必要があります。

そこで、最初に考えなければならないのが資金繰りになります。大量印刷が可能なコピー機の場合、その価格もかなりの額になります。資金的に余裕があるのであれば購入も可能ですが、その資金がないのであれば、初期投資のかからないリースということになります。

また、リースの場合、契約期間がありますし、途中で解約となると、残金は全て返済しなければなりません。ですから、契約期間の間はコピー機を使用するというのが前提となります。もちろん、使わなくなったからといって、譲渡や売却をしてしまうと大変なことになってしまうので注意が必要です。

まず、コピー機をリースする場合と購入する場合のトータルでの料金を比較すると、どうしてもリースの場合のほうが高額になってしまいます。これだけをみるとリースのほうがコスパは悪いということになってしまいます。コピー機の価格以外にも様々な費用がかかってしまうのでこれは仕方がありません。

ですが、リースの場合には所有権はリース会社になります。そのため、減価償却の必要はなく、リース料金は単純に経費として計上することができるのです。管理の必要がありませんから、経理上では手間を削減できることになります。

コスパを考えると、保守契約も大切になります。
というのも、修理が必要になった場合、すぐに修理対応してくれなければ、その間はコピー機が使えないということになってしまいます。例えば、連絡後にすぐに修理に来てくれる場合と、3日に修理に来てくれる場合では、すぐに来てもらえるほうが保守料は高くなるのですが、コピー業務は滞りません。修理の必要がなければ、保守料の安いほうがコスパはよいということになるのですが、修理が必要になった場合には、保守料が高くてもコピー機がすぐに使えるようになるほうがコスパがよいということもあるのです。

これは、どの程度の頻度でコピー機を使用するかということ関わってきます。
ですから、単純に保守料の比較だけでなくサービスの内容を比較して吟味する必要があるのです。特に大量印刷を必要とする場合、コピー機が止まってしまうのは致命的な場合もあるので、しっかりと考えておきましょう。